Mit DocFarm® alle rechtlichen Anforderungen an digitale Archivierung erfüllen
Die Nutzung elektronischer Rechnungen nimmt rasant zu. Für über ein Drittel der Unternehmen ist die elektronische Rechnung bereits das bevorzugte Rechnungsformat, sowohl beim Versand als auch beim Empfang von Rechnungen – 35 Prozent bevorzugen elektronische Formate beim Versand, 40 Prozent beim Empfang von Rechnungen. Allerdings benutzen auch Unternehmen, die papierhafte Rechnungen bevorzugen, die elektronischen Formate: 80 Prozent aller Unternehmen akzeptieren auch per E-Mail eingehende Rechnungen, und 58 Prozent versenden Rechnungen zumindest gelegentlich per E-Mail.
Seit mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 deutliche Erleichterungen bei der Erstellung elektronischer Rechnungen umgesetzt wurden, profitieren nunmehr auch kleinere Betriebe von den Vorteilen elektronischer Rechnungen. Unter anderen können Zeit und Kosten für Erstellung und Bearbeitung gespart werden. Damit allerdings elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden und die Vorsteuer geltend gemacht werden kann, sind einige rechtliche Bedingungen zu beachten. Ob in der Handhabung elektronischer Rechnungen auch tatsächlich Zeit gespart wird und die digitale Archivierung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist standhält, hängt in der Regel von der eingesetzten Archivierungssoftware und deren Anwendung ab.
So muss ein Unternehmer dem Finanzamt den Eingang der E-Rechnung nachweisen, u.a. mit einem elektronischen Eingangsstempel, einem manuellen Eingangsstempel, bzw. durch das einfache abspeichern einer Email in einem separaten Ordner. Das einfache Abspeichern einer E-Mail in einem separaten Ordner ist trotz seiner Einfachheit selten die erste Wahl, denn eine Weiterbearbeitung, wie sie in der Praxis Gang und Gebe ist, ist ohne Ausdruck und Papierarchivierung kaum möglich.
Ziehen Sie Ihre elektronischen Rechnungen einfach per Drag & Drop in einen geschützten DocFarm® – Ordner. DocFarm® bewahrt alle E-Rechnungen revisionssicher auf und die mitgelieferte DocFarm® – Verfahrensdokumentation dokumentiert zugleich das für Ihr Unternehmen angewandte digitale Archivierungsverfahren. Modern gestaltete und einfach zu konfigurierende Stempel machen die Dokumentation z.B. der Prüfung, Freigabe, Zahlung und Buchung zum Kinderspiel. DocFarm® wird auch Sie überzeugen.
Quellen: Mittelstand Digital, eBusinesslotse
Gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energy
(aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages)