Häufig gestellte Fragen (FAQ)

DocFarm®

Allgemein

101. Mit welchen Scannern funktioniert DocFarm®?

DocFarm® funktioniert mit allen Scannern, welche über eine TWAIN- oder WIA-Anbindung verfügen oder die gescannten Dokumente in ausgewählte Importverzeichnisse speichern können.

Grundsätzlich sollte beim Kauf auf duplex und mehrseitigen Vorlageneinzug geachtet werden. Komfortabel ist es, wenn am Scanner verschiedene Scanprofile/Speicherorte angelegt werden können.

102. Welche optimalen Einstellungen sollten beim Scannen verwendet werden?

Für eine funktionierende OCR-Erkennung in DocFarm® ist die Qualität der eingescannten Dokumente entscheidend. Sie sollten daher Ihre Dokumente mit einer Bildauflösung von 300 dpi in schwarz/weiß bzw. Graustufen einscannen.

103. Kann ich eigene Archive anlegen?

Ja, Sie können die Archiv-Struktur selbst festlegen oder bestehende Strukturen verändern.

104. Kann ich auch ein privates oder vertrauliches Archiv anlegen?

Dank der Benutzerrechte in DocFarm® können Sie die Archive vor unerlaubtem Zugriff schützen. So sehen nur ausgewählte Nutzer die vertraulichen Informationen.

105. Wie oft kann ich DocFarm® installieren?

DocFarm® Solo ist als Einzelplatzsystem konzipiert. Alle Komponenten sind an einem PC installiert.

Bei DocFarm® Standard und DocFarm® Premium gibt es keine Beschränkung auf die Anzahl der User. Pro DocFarm®-Server dürfen Sie an beliebig vielen Arbeitsplätzen den DocFarm® Client installieren und aufrufen.

106. Was kostet DocFarm®?

Die Kosten für DocFarm® hängen u.a. ab von der Anzahl der Dokumente die Sie scannen möchten. Auf unserem Bestellformular können Sie die aktuellen Preise ermitteln, oder Sie können ein individuelles Angebot anfordern.

107. Wie sicher ist die elektronische Ablage?

In DocFarm® sorgen viele Parameter dafür, dass Sie Ihre archivierten Dokumente wiederfinden. Zusätzlich kann für manuell gescannte Dokumente über die Verschlagwortung, feste Regeln für die Ablage (Klassifizierung) und die nachträgliche Kontrolle die Archivierung durch den Anwender optimiert werden.

Für die rechtskonforme digitale Ablage sind jedoch noch zusätzliche Aspekte zu berücksichtigen. Dies betrifft vor allem die Benutzer, die auf die komplett papierlose Ablage umstellen möchten. Denn eine schlecht gescannte Vorlage oder Dokumente auf einer defekten Festplatte kann auch das beste DMS-System nicht wiederherstellen.

Die erforderlichen Mechanismen und Sicherungen, die Sie in Ihre Abläufe integrieren müssen fallen unter den Begriff Revisionssicherheit.

Für das ersetzende Scannen, also die Vernichtung der Papierbelege nach dem Archivieren, ist eine Dokumentation erforderlich, die die Integrität und Unveränderbarkeit des digitalen Belegs aufzeigt. Ein Muster dieser Verfahrensdokumentation kann unter folgendem Link heruntergeladen werden:

Musterverfahrensdokumentation für die Digitalisierung und Aufbewahrung von Belegen der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) pdf

Eine wichtige Ergänzung hierzu ist die technischen Verfahrensdokumenation für DocFarm® pdf

und die Anleitung für ein mögliches Vorgehen zur Absicherung der DocFarm® Daten:  DocFarm_Workspace_auf_Windows-Dateiebene_schuetzen pdf

REST-Schnittstelle

201. Werden die bereits gescannten Dokumente aus AkuWinOffice auch in DocFarm® übernommen?

Über die AkuWinOffice DocFarm®-Schnittstelle werden nicht nur die aktuell gescannten Dokumente automatisch in DocFarm® archiviert, sondern es besteht auch die Möglichkeit alle bisher in AkuWinOffice vorhandenen Dokumente in DocFarm® aufzunehmen.

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